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| MS CRM 4.0 |
Haben Sie als Anwender von Microsoft CRM 4.0 viele Visitenkarten, die Sie z.B. nach Messen oder Seminaren in CRM 4.0 eingeben müssen?
Sie können Visitenkarten natürlich mit großem Aufwand direkt in das CRM abtippen.
Mit einem Visitenkarten-Scanner von CardScan erfassen Sie die Visitenkarten viel schneller und in besserer Qualität. Die digitalisierten Adressdaten sind aber noch nicht im Microsoft CRM! Dafür bietet der CardScan-Visitenkartenscanner einen indirekten Transferweg über  Outlook. Eine vollautomatische Schnittstelle überträgt Adressdaten von CardScan zu Microsoft Outlook. Die Outlook-Kontakte können Sie dann über die Schaltfläche "Nachverfolgen" in das Microsoft CRM übertragen.
Der einfachste Erfassungsweg ist die direkte Anbindung des Visitenkarten-Scanner CardScan an Microsoft Dynamics CRM 3.0 oder Microsoft Dynamics CRM 4.0.
Welche Vorteile bietet eine direkte Schnittstelle des Visitenkarten-Scanner CardScan zu Microsoft CRM im Vergleich zur Übernahme über Outlook ?
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Bei der Einrichtung der Schnittstelle können Sie die Visitenkarte auch direkt als Lead abspeichern. Eine Abspeicherung der neuen Visitenkarte als Lead vereinfacht viele Prozesse der Datenvalidierung.
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Die Visitenkarten-Schnittstelle erstellt Kontakte und verknüpft diese Kontaktpersonen automatisch mit vorhandenen Firmen. Unbekannte Firmen legt die Schnittestelle an. Bei der Übernahme aus Outlook müssen Sie die Anlage von Firmen und die Zuordnung der Kontakte zu Firmen selbst vornehmen. (Microsoft Outlook hat keine Firmenstruktur, sondern nur eine Zeile mit dem Firmenname beim Kontakt)
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Die Schnittstelle verfügt über Möglichkeiten der Doublettenerkennung.
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Auf Anfrage bieten wir Ihnen auch eine individuelle Version an. Dabei besteht z. B. die Möglichkeit, die Kontaktdaten in eine selbsterstellte Tabelle / Entität zu übertragen.
Interessieren Sie sich für weiterführende Informationen zur Schnittstelle des Visitenkartenscanners CardScan zu MS CRM 4.0 bzw. MS CRM 3.0? Sie erreichen uns über das Kontaktformular, über E-Mail oder telefonisch unter 02131 / 661 48 - 25. Wir nehmen uns gerne Zeit für die Beratung.
Ablauf der Visitenkarten-Erfassung mit der CardScan-Schnittstelle
Das obige Bild zeigt eine erfaßte Visitenkarten bei einer Konfiguration der Visitenkarten-Schnittstelle für die Dialoge Kontaktperson / Firma.
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Nach der unten beschriebenen Installation schließen Sie den Visitenkarten-Scanner an eine USB-Schnittstelle an.
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Sie starten Microsoft CRM 4.0 und öffnen die Neuerfassung eines Kontakts. In dem Beispiel ist die Scan-Schaltfläche in einem Reiter Visitenkarte (VK)-Vorderseite konfiguriert.
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Legen Sie die Visitenkarte in den CardScan ein und drücken Sie die Schaltfläche "Vorderseite einlesen"
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Die Schnittstelle verarbeitet die Visitenkartendaten. Wenn Firmendaten erkannt werden, dann öffnet sich ein Dialog. Sie können eine im Microsoft CRM vorhandene Firma auswählen oder eine Firma neu anlegen.
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Die Daten der Kontaktperson werden in dem Neuanlage-Dialog von Microsoft CRM-Dialog übernommen und die Beziehung zur der vorhandenen (oder neu angelegten) Firma eingetragen.
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Sie können auch die Rückseite der Visitenkarte einlesen und als Bild abspeichern. Das ist z.B. bei fremdsprachigen Visitenkarten interessant, bei denen die Schrifterkennung von arabischen oder asiatischen Zeichen nicht möglich ist.
Die alternative Konfiguration zu Kontaktperson / Firma ist die Speicherung der Visitenkartendaten im Dialog Lead.
Erforderliche Vorarbeiten / Installation
Erwerben Sie eine Lizenz für die Visitenkarten-Schnittstelle (249 Euro zzgl. MwSt.) Sie müssen über einen CardScan Visitenkarten-Scanner besitzen bzw. über uns erwerben.
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Installieren Sie die CardScan Software auf dem Erfassungsrechner mit Zugriff auf Microsoft CRM 4.0. Das funktioniert vollautomatisch über Assistenten in 5 Minuten.
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Ihr CRM-Administrator führt eine mitgelieferte Installationsdatei für die Schnittstelle direkt auf dem CRM-Server aus. Die Installationsdatei legt eine neue Tabelle und ein Verzeichnis auf dem Server an. Der Administrator hinterlegt die Lizenzdaten und die gewünschte Konfiguration des Speicherorts.
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In der Dokumentation ist das Vorgehen beschrieben, wie der Administrator in Microsoft CRM die Schaltfläche zum Scannen und die Rahmen für die Visitenkartenbilder (Vorder- und Rückseite) konfigurieren kann. Das bedeutet für einen erfahrenen CRM-Administrator circa 15 Minuten Aufwand.
 CardScan Scanner (Personal / Executive / Team)
Upgrade-Argumente: Neue Funktionen bei MS CRM 4.0 (Unterschiede zu Version 3.0)
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