Beispiel: canon sf220 mit autom. FTP-Upload (ohne PC nutzbar)

Bei einem großen Messeteam ist die Erfassung der anfallenden Formulare auch ein Mengenproblem. Standteams von 50 bis 60 Vertriebsmitarbeiter sind auf einer großen Investitionsgütermesse keine Einzelfälle. Mit mehreren CardScan-Geräten kann die Adresserfassung auch für viele Messekontakte gut bewältigt werden. Die manuelle Erfassung der strukturierten Daten (z.B. angekreuzte Kataloge oder Produkte) ist sehr zeitintensiv. Der hier vorgestellten Erfassungsansatz wurde auf der Interpack 2008 in Düsseldorf erfolgreich für die Verarbeitung von über 1000 Messeleads je Tag eingesetzt. Und jeder Besucher hat seine Unterlagen kurz nach dem Messebesuch erhalten.

Für die Formular-Erkennung und Informationsspeicherung bieten wir Ihnen ein browserbasiertes, gehostetes Dokumenten-Management-System (DMS) ab 130 Euro zzgl. MwSt. je Monat zur Miete an. Den dazu passenden Durchzugsscanner mit IP-Schnittstelle vermieten wir für circa 120 Euro zzgl. MwSt. Die Mindestlaufzeit beträgt jeweils ein Monat und ist auf Wunsch verlängerbar.

Auf der Messe benutzen Sie den CardScan Visitenkartenscanner an einem normalen Laptop. Daneben steht ein DIN A 4 –Durchzugsscanner, der über eine SSL-verschlüsselte Internetverbindung an das in einem Rechenzentrum betriebene DMS angebunden ist. Da der Scanner über einen Einzug von ca. 40 Blättern je Minute verfügt, reicht für die Formularerfassung notfalls das kurzfristige Herstellen einer Internetverbindung aus. Nach dem Einlegen des Formularstapels wird die Verarbeitung ausgelöst und die Formulare durchgezogen. Danach kann die Internetverbindung wieder geschlossen werden.

Unmittelbar nach dem Einlesen steht über die Browser-Oberfläche des Dokumenten-Management-Systems das gescannte Messeformular als Bilddatei zur Betrachtung und zum Ausdruck bereit. Im Bedarfsfall auch weltweit!

Automatische Auswertung von strukturierten Informationen (Kreuze)

Optical Mark Recognition (OMR) ist eine Technik zur computergestützten Erkennung von Markierungen auf Papier. Bei dem Messeformularen enthalten diese Markierung beispielsweise die Kreuze bei Kataloglisten, Produktfamilien, Geschäftsbereiche, Prioritäten oder Nachbearbeitungsschritten (Bitte anrufen, Angebot erstellen etc). Das gehostete DMS-System enthält OMR-Funktionalität. Damit kann beim Scan-Vorgang die strukturierten Informationen in entsprechende Datenbankfelder des DMS übertragen werden.

Als projektspezifische Dienstleistung muss beim erstmaliger Nutzung eines Formulars die individuelle Struktur im DMS konfiguriert und die notwendigen Datenbankfelder eingerichtet werden. Bei einem komplett neuen Formular fallen Kosten von 400 bis 600 Euro an. Wenn Sie für weitere Messen die gleichen Formulare nutzen, dann entfallen im zweiten Einsatz diese Einrichtungskosten. Bei kleinen Änderungen wird nur der geringe Änderungsaufwand berechnet.

Bei Nutzung der OMR-Funktionalität erhalten Sie unmittelbar nach der Scan-Verarbeitung einen Überblick über die strukturierten Gesprächsinhalte. Eine Auswertung nach Gesprächsanzahl oder erreichten Zielen (z.B. Anzahl der Angebote, Kataloganforderungen) ist sofort möglich. Über die Scanbild-Datei kann jeder zugriffsberechtigte Mitarbeiter auch den kompletten Bericht mit den Freitextfeldern etc. betrachten.

Es gibt die Möglichkeit, in dem DMS zusätzliche - von Scan-Vorgang unabhängige - Datenbankfelder zu hinterlegen. Darin erfasst bei Bedarf z.B. das Backoffice die Inhalte der Freitextfelder durch Abtippen. Oder ein Innendienstmitarbeiter verfeinert die Planung der Nachbearbeitung, indem er den Lead einem Nachfassenden Mitarbeiter zuweist. Diese Arbeitsschritte sind damit unabhängig von dem Papierformular, das zu diesem Zeitpunkt noch auf der Messe ist.

Die Erfassungsleistung dieser Gerätekombination beträgt über 40 Berichte je Minute und wird durch Messeberichte sicher nicht ausgereizt. Aufgrund der günstige Mietpreise ist die Lösung auch für kleinere Messen relevant, die bei der Messeauswertung umfangreiche strukturierte Informationen erfassen müssen.

Integration von CardScan-Adressdaten in das DMS

Die Interpretation der Visitenkarten erfordert eine spezielle Logik, die nur in CardScan vorhanden ist. Ein DMS könnte die Visitenkarten zwar einscannen, aber nicht auswerten. Das DMS ist nicht für die Variationsmöglichkeiten bei Visitenkarten ausgelegt. Daher werden Visitenkarten mit CardScan eingescannt, interpretiert und die Ergebnisse im CardScan Dialog kurz überprüft. Bei großen Messen setzen Sie dann mehrere CardScan-Geräte ein.

In regelmäßigen Abständen erfolgt ein Datenexport aus CardScan. Die Transferdatei enthält die Adressdaten in Einzelfelder (Firma, Nachname, Vorname, Straße, PLZ, Ort, Telefon etc). Über eine Schnittstelle wird die Transferdatei in das DMS importiert. Über einen Zwischenschritt bei der Erfassung stellen wir eine Verknüpfung zwischen dem gescannten DMS-Formular und dem CardScan – Adressdatensatz her. Die Zuordnung zwischen DMS und CardScan-Dateien erfolgt damit weitgehend automatisch.

Damit haben Sie Adressdaten, strukturierte Informationen und die eine Bilddatei des Messeberichts in einem Datensatz des DMS verknüpft. Die komplette Such- und Auswertungsfunktionalität eines datenbank-basierten Dokumenten-Management-System steht Ihnen dafür zur Verfügung. Sie können nun auch verfeinerte Auswertungen, z.B. nach Firmen, Ländern oder PLZ-Bereichen vornehmen.

Sie können die Mietzeit des DMS z.B. auf 2 Monate ausdehnen, damit bis circa 6 Wochen nach der Messe immer ein einfacher, weltweiter Zugriff über den Webbrowser möglich ist. Das ermöglicht z.B. auch den internationalen Kollegen die sofortige Betrachtung und einen Ausdruck der für Sie relevanten Leads.

Zu den Standardfunktionalitäten eines Dokumenten-Management-System gehört es auch, das man relativ leicht feststellen kann, welche Dokumente („Messeleads“) nie aufgerufen wurden. Solche Fälle sind auf jeden Fall für eine Nachfrage relevant.

Datenexport bei Abschluss der Mietzeit.
Aus der DMS-Datenbank können Sie Auswertungen und Datenexporte für beliebige Abfragen ziehen. Wenn die Mietzeit zu Ende geht, dann sollten Sie Ihren kompletten Datenbestand aus der SQL-Datenbank exportieren. Falls Sie Ihre Messe-Daten nicht in interne Systeme importieren, dann bietet sich der Komplett-Übertrag in einer Access-Datenbank an, die später zu jedem Zeitpunkt mit Excel ausgewertet werden kann.

Umfassendere Informationen zu CardScan- Visitenkarten-Scanner erhalten Sie über folgende Verknüpfungen:
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 CardScan Überblick zu Funktion und Software
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