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| Scannerhardware CardScan Executive |
CardScan macht die Adressdaten der Messeleads schnell verfügbar - sogar noch zur Laufzeit der Messe
Die zügige Nachbearbeitung der Messekontakte sichert Ihren Messeerfolg! Damit bleiben Sie bei Ihrem Messebesucher präsent. Mit dem CardScan Visitenkartenscanner erfassen Sie 3 Sekunden für jede Messe, Veranstaltung, Event oder Ausstellung die Daten von der Visitenkarte.
Die Investition in ein CardScan-Gerät zur Visitenkarten-Erfassung ist lohnend: Laut Untersuchungen der Messe München investieren Sie circa 500 Euro, um einen Messelead zu generieren. Wenn Sie einen Lead gar nicht oder zu spät nachfassen, dann ist dieser Aufwand vergeblich! Und unsere Lösungen erhalten Sie z.B. ab 249 Euro zzgl. MwSt.!
Interessieren Sie sich für eine kostenlose Demo, ein Angebot oder weitere Informationen? Sie erreichen uns über das Kontaktformular, über E-Mail oder telefonisch unter 02131 / 661 48 - 25. Wir nehmen uns gerne Zeit für die Beratung.
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Die effiziente Erfassung der Messekontakte ist eine Voraussetzung für eine vernünftige Nachbearbeitung. Hier können Sie mit Unterstützung durch den CardScan-Visitenkartenscanner und einem an Ihren Bedürfnissen angepasstem Vorgehen sicherstellen, dass über die automatische Erkennung alle Kontaktdaten und durch die Software-Unterstützung auch alle sonstigen Informationen der Messeformulare für die Nachbearbeitung zur Verfügung stehen.
Erfassungsansätze für strukturierte Information und Freitextfelder auf Messeberichten / Messeformularen
Die pure Adressdaten/Kontaktdatenerfassung reicht aber in vielen Fällen nicht aus. Der bewährte Messebericht in Papierform wird weiterhin die gängige Kontakterfassung auf Messen darstellen. Dieser Verfahren ist erprobt, an Ihre Bedürfnisse leicht anpassbar und dem Außendienst vertraut.
Bei der vollständigen Erfassung der Messeformulare sind drei Bereiche mit Gesprächsinformationen zu unterscheiden:
- Die Kontaktdaten (meistens Visitenkarten),
- dann die strukturierten Ankreuzoptionen sowie
- Informationen auf Freitextfeldern bzw. Skizzen.
Auf dem Messebericht in Papierform befinden sich viele wichtige Informationen in Form von Freitext oder gesetzten Kreuzen, die für die Besucherstatistik oder den Unterlagenversand auch erfasst werden müssen. Ein typisches Beispiel sind Auswahlmöglichkeiten für Prospekte, die für die Nachbearbeitung zu versenden sind.
Wir stellen weiter unten mehrere Ansätze vor, wie neben Kontaktdaten auch strukturierte Informationen oder Freitexte erfaßt werden können. Sie müssen dann entscheiden, ob diese Verfahren für Sie nützlich und in Ihrem Unternehmen umsetzbar sind.
Umfassendere Informationen zu CardScan- Visitenkarten-Scanner erhalten Sie über folgende Verknüpfungen:
 CardScan Überblick zu Funktion und Software
CardScan Pakete (Personal / Executive / Team)
CardScan Referenzen / Einsatzbeispiele bei unseren Kunden
CardScan-Anbindung an Kontaktmanager / CRM-Systeme
Integrationsschnittstelle MS CRM 4.0 / MS CRM 3.0 mit dem Visitenkarten-Scanner CardScan
Fünf Erfassungsansätze für unterschiedliche Messeformular- und Firmenstrukturen
Bei allen unseren Erfassungsansätze erfolgt die Erfassung der Visitenkarten über einen CardScan - Scanner. Je nach Gestaltung des Messeformulars und dem erwarteten Volumen an Messeleads gibt es für die strukturierten Bereiche verschiedene Erfassungskonzepte.
In allen Fällen stehen die Daten anschließend für Serienbriefe oder Serienmails zur Verfügung. Der Unterlagenversand am nächsten Tag ist damit sichergestellt. Und die Integration in Ihr CRM / ERP-System ist der nächste Schritt.
Ansatz 1 - CardScan pur: Für die Erfassung von Messeformularen, auf denen die Kontaktdaten den größten Teil der Information ausmachen, gibt es bereits mit der CardScan-Software gute Ansätze, wie Sie über eine Freitextfeld und die frei definierbaren Kategorien (z.B. kurze Prospektliste / einige Optionen für die Nachbearbeitung) die Erfassung durchführen können. Auch die Ausgabe in Outlook oder zu Serienbrief-Dateien ist ganz einfach. Sie benötigen nichts außer dem CardScan-Paket.
Ansatz 2 - CardScan + Excel: Bei einer größeren Anzahl von strukturierten Bereichen ist eine Erleichterung bei der Eingabe dieser Daten sinnvoll. Eine kostengünstige Option besteht darin, über eine Excel-Tabelle Auswahllisten zu jedem strukturierten Bereich zu hinterlegen. Die Visitenkarten werden separat über CardScan eingelesen. Die CardScan-Daten kann man dann über gut geplante Abläufe mit den Excel-Datenbeständen verknüpften. Dieses Vorgehen bietet sich an, wenn Sie über Excel Plausibilitätsprüfungen ablegen wollen und nur eine überschaubare Anzahl von Messeleads an einem Tag anfällt, so dass Sie eine spezielle Software nicht lohnt.
Ansatz 3 - CardScan + Scan-To-Web: Es gibt auch Alternativen zur Nutzung von Excel. Wenn Sie z. B. Visitenkarte und die strukturierten Daten "in einem Rutsch" erfassen wollen, dann ist mit "Scan-To-Web" eine Zusatzsoftware zu CardScan erhältlich. Mit der Browseranwendung Scan-To-Web definieren Sie vor dem Messestart Ihren Messebogen mit Auswahllisten zu jedem Unterpunkt. Damit bilden Sie Ihr Messeformular elektronisch ab. Sie können Auswahllisten, z.B. für die Prospektauswahl oder Notizfelder für Freitexteingaben hinterlegen. Die Scan-To-Web Software enthält Steuerfunktionen für den CardScan -Visitenkartenscanner.
Auf der Messe legen Sie die Visitenkarte in den Scanner, lösen das Einlesen aus und die Kontaktdaten werden im Programm angezeigt. Dann übertragen Sie im nächsten Schritt die strukturierten Informationen aus dem Messerapport in die Anwendung. Durch die Auswahllisten geht das zügig. Die Daten werden als XML-Datei abgelegt und stehen auch für einen Dateiexport bereit. Besonders sinnvoll ist der Einsatz von Scan to Web, wenn Sie über eine XML-Schnittstelle die Daten in weitere IT-Systeme übertragen wollen.
Mit Scan-To-Web wäre es möglich, in Anwesenheit des Besuchers die Daten direkt in einer Anwendung zu erfassen. Das halten wir aber nur für wenige Branchen oder Einsatzbereiche für sinnvoll.
Details zu Scan-To-Web (Browseranwendungen mit CardScan)
Ansatz 4 - CardScan + Dokumenten-Management-System + DIN A4-Flachbettscanner: Falls bei Ihnen eine Vielzahl von Messeleads anfallen und gleichzeitig die Ankreuzoptionen einen Schwerpunkt der Messeformulare darstellen, dann bietet sich die Kombination von CardScan und der gleichzeitigen Nutzung eines Flachbettscanners mit einer Formularerkennungssoftware an. Bei dieser getrennten Erfassung wird über Ablaufprozesse sichergestellt, dass später wieder die Kontaktdaten (vom Visitenkartenscanner) und die zugehörigen Kennzeichen (von der Formularerkennungssoftware) zusammenfinden. Details zur Kombination CardScan mit gemietetem DMS und A4-Formularscanner
Dazu ein Kundenbeispiel aus einer Investitionsgütermesse: Die Erfassung von circa 1000 Visitenkarten je Messetag erfolgte über mehrere CardScan-Geräte. Über einen gemieteten Flachbettscanner wurden die zugehörigen Papierformulare ausgewertet. Die Formularscannerdaten sind in dem konkreten Fall in Lotus Notes-Datenbanken transferiert und über Schlüssel mit den Kontaktdaten verbunden. Dieses Vorgehen können wir aber auch mit anderen SQL oder Kontakt-Datenbank modifizieren.
Ansatz 5 - CardScan + Bilddateien: Falls bei Ihren Messeberichten außer den Kontaktdaten der Visitenkarte nur einige Freitextfelder oder Skizzenbereiche relevant sind, dann können Sie die Scan-Bilddateien von CardScan zur Dokumentation nutzen. Ihre Messeformulare sind auf das Format von circa 16 cm Höhe und 21 cm Breite begrenzt. Durch Falten erhalten Sie Vorder- und Rückseite mit jeweils ca 8 cm * 20 cm. Diese 8 cm breiten Formulare können von CardScan quer durchgezogen werden. Auf der Vorderseite befestigen Sie die Visitenkarte mit Klebpunkten. Nach dem Einscannner der Vorderseite sind die Kontaktdaten in CardScan verfügbar und die komplette Vorderseite ist als JPG-Bild abgelegt. Sie können nun das Messeformular drehen, die Rückseite scannen und ebenfalls als Bild ablegen. Die Bilddateien können Sie als JPG-Dateien aus CardScan exportieren und verteilen.
Dieses Verfahren hat den Nachteil, dass Sie die Visitenkarte aufkleben müssen und das Formular kleiner ist.
Exkurs: Das Lösungspaket "CardScan Lead Qualifier" wird von CardScan in Deutschland nicht mehr angeboten.
Details zu CardScan Lead Qualifier (Formularscanner)
Wir finden es vorteilhaft, wenn die Erfassung zeitnah direkt auf dem Messestand im Back-Office oder bei kleinen Teams ohne Assistenz gegen Schluss des Messetages erfolgt. Die einzelnen Gespräche sind noch in Erinnerung bzw. die Messemitarbeiter bei Unklarheiten sofort ansprechbar. Bei einer zügigen Weiterleitung an die Zentrale kann auch die Nachbearbeitung aus Kundensicht schneller bzw. aus Sicht des Nachbearbeiters mit gleichmäßigerer Auslastung erfolgen.
Weitere Informationen zum Thema Kontaktmanagement:
Überblick CRM-Einführung
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